1、确定主题和风格：您需要确定年会的主题和风格，这将有助于您选择颜色、装饰、音乐等元素，以及确定活动的整体氛围。

2、场地布置：根据场地的大小和形状，您可以考虑使用不同的布置方式，您可以使用舞台背景、灯光、音响等设备来增强活动的氛围，您还可以使用气球、彩带、花环等装饰物来装饰场地。

3、座位安排：根据参加人数和场地大小，您需要合理安排座位，您可以考虑使用不同的座位布局方式，如圆形、U型、长条形等，以便于参与者的交流和互动。

4、活动流程设计：制定详细的活动流程表，包括开场白、主题演讲、互动环节、晚宴等环节，确保每个环节都有足够的时间和空间，以便参与者能够充分享受活动的乐趣。

5、效果图制作：您可以考虑使用专业的设计软件或在线工具来制作效果图，在制作效果图时，您可以参考以上步骤中的布置和设计元素，以及您的主题和风格，来创建出符合您期望的年会活动效果图。

步骤仅供参考，具体的策划和布置方案需要根据您的实际情况进行调整和修改，如果您需要更具体的帮助或建议，建议您咨询专业的活动策划公司或相关领域的专业人士。